Bawaslu Sukoharjo Lakukan Verifikasi Arsip Usul Musnah dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sukoharjo

SUKOHARJO – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Sukoharjo terus berkomitmen meningkatkan kualitas tata kelola administrasi lembaga. Langkah ini diwujudkan melalui penyelenggaraan kegiatan Rapat Dalam Kantor (RDK) Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan melalui Verifikasi Arsip Usul Musnah, yang digelar di Lantai II Kantor Sekretariat Bawaslu Kabupaten Sukoharjo pada Selasa (26/05/2026).

Kegiatan ini dihadiri oleh jajaran pimpinan, staf sekretariat Bawaslu Sukoharjo, serta tim dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sukoharjo. Agenda utama pertemuan ini adalah melakukan penilaian dan validasi terhadap dokumen-dokumen yang telah memasuki masa retensi untuk segera dimusnahkan, guna mencapai efisiensi ruang dan tertib administrasi.

Acara dibuka secara resmi oleh Ketua Bawaslu Kabupaten Sukoharjo, Rochmad Basuki. Dalam sambutannya, Rochmad menekankan pentingnya manajemen kearsipan seiring dengan transformasi lembaga dari masa Panitia Pengawas Kabupaten (Panwaskab) hingga kini menjadi Satuan Kerja (Satker) tetap.

"Volume arsip kita semakin hari semakin bertambah besar. Sejak zaman Panwaskab hingga sekarang menjadi Satker Bawaslu, dokumen terus menumpuk. Jika tidak dikelola dengan sistem yang benar, ini akan menjadi beban administratif," ujar Rochmad.

Ia menambahkan bahwa melalui kegiatan verifikasi ini, diharapkan tata kelola kearsipan di lingkungan Bawaslu Kabupaten Sukoharjo menjadi lebih modern, rapi, dan yang paling utama adalah sesuai dengan regulasi kearsipan yang berlaku di Indonesia.

Hadir sebagai narasumber sekaligus pendamping teknis, Widodo, yang merupakan Arsiparis Ahli Madya pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sukoharjo. Widodo menjelaskan bahwa proses pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan secara sembarangan, melainkan harus melalui tahapan verifikasi yang mendalam.

“Setelah adanya daftar arsip usul musnah yang diajukan, kami dan tim akan menelaah secara mendalam. Hasilnya bisa berupa persetujuan tanpa catatan, atau persetujuan dengan catatan tertentu,” jelas Widodo di hadapan peserta rapat.

Lebih lanjut, Widodo memaparkan peran krusial tim verifikasi dalam memilah dokumen. Menurutnya, pemisahan antara arsip yang sudah masuk jadwal retensi musnah dan arsip yang bersifat permanen (statis) sangat penting untuk menjaga memori kolektif lembaga.

Kegiatan yang berlangsung mulai pukul 10.00 WIB ini diisi dengan sesi pemeriksaan fisik dokumen secara sampling. Tim dari Dinas Kearsipan memberikan arahan teknis mengenai cara pengelompokan berkas agar sesuai dengan kaidah hukum, sehingga di masa mendatang tidak terjadi kesalahan penghapusan dokumen negara yang masih memiliki nilai guna.

Dengan terlaksananya verifikasi ini, Bawaslu Sukoharjo optimis dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih efektif dan akuntabel. Transformasi dari tumpukan kertas menuju sistem kearsipan yang terstruktur diharapkan mampu mendukung performa lembaga dalam mengawal demokrasi di Kabupaten Sukoharjo secara lebih optimal.