Bawaslu Sukoharjo Gelar Rakor bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Menindaklanjuti Panitia Penilai Arsip

SUKOHARJO – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Sukoharjo terus berkomitmen memperkuat tata kelola administrasi lembaga. Sebagai langkah nyata dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi kinerja, Bawaslu Kabupaten Sukoharjo menyelenggarakan Rapat Koordinasi Tindak Lanjut Panitia Penilai Arsip pada Rabu (11/02).

Kegiatan yang berlangsung di Kantor Sekretariat Bawaslu Kabupaten Sukoharjo mulai pukul 10.00 WIB ini, menghadirkan tim gabungan dari internal Bawaslu Sukoharjo serta perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sukoharjo.

Ketua Bawaslu Kabupaten Sukoharjo, Rochmad Basuki, dalam arahannya menekankan bahwa pengelolaan arsip, khususnya terkait penyusutan, bukan sekadar dimusnahkan. Ia menegaskan bahwa seluruh proses harus sesuai Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020.

"Tindak lanjut pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya wajib sesuai prosedur. Tujuannya tidak hanya pemusnahan, tetapi lebih jauh untuk menyelamatkan dokumen yang masa retensinya masih ada, melonggarkan ruang penyimpanan guna memudahkan pemeliharaan, serta menciptakan efisiensi kerja yang optimal," ujar Rochmad.

Dalam kesempatan yang sama, Widodo, Arsiparis Ahli Muda dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sukoharjo, memaparkan teknis dan tahapan krusial dalam proses penyusutan arsip. Menurutnya, terdapat rangkaian prosedur yang tidak boleh terputus, antara lain: Penetapan Tim Penilai; Penentuan dan pendataan daftar arsip yang telah habis masa retensinya; Proses verifikasi arsip; Pengajuan persetujuan pemusnahan kepada ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) atau Bawaslu RI; dan Pelaksanaan pemusnahan yang wajib disaksikan oleh saksi dan memenuhi ketentuan lainnya.

Melengkapi penjelasan teknis, Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sukoharjo, Sri Waluyo, menjelaskan mengenai pemilahan jenis arsip. Ia menekankan bahwa arsip yang masa retensinya habis terbagi menjadi dua kategori utama, Pertama, arsip permanen yang harus dibuatkan usul penyerahannya. Kedua, arsip musnah yang harus dibuatkan usul pemusnahannya.

"Penyusunan daftar arsip tersebut harus dilakukan secara sistematis, yakni diurutkan berdasarkan klasifikasinya terlebih dahulu, baru kemudian diikuti oleh tahun pembuatannya," jelas Sri Waluyo.

Rapat ini menjadi titik tolak bagi Bawaslu Kabupaten Sukoharjo dalam mengelola arsip yang lebih modern, tertib, dan akuntabel. Dengan manajemen arsip yang baik, diharapkan ke depan kinerja pengawasan pemilu di Kabupaten Sukoharjo semakin didukung oleh data dan dokumentasi yang valid serta mudah diakses.